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[原创] 公文处理办法

麦客

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楼主大中小发表于 2007-2-10 10:04 只看该作者

公文处理办法

第二章：公文处理办法7 R0 Q% ~, b5 ^$ P
1.0目的
公文处理指对公文的创造、处置和管理。为了确定公文从形成、运转办理、传递、存贮到转换为档案直到销毁的过程中对公文进行制作、加工、利用、保管、料理的特定原则和方法，保证公文准确、迅速、安全地运转和传递，充分发挥公文的作用，特定本办法。
2.0公文处理工作的任务& d$ K# N/ L( l: u; M! T: T% v
2.1 创制公文，即根据公务活动的需要，对有关的信息资料进行系统而有目的的收集、加工、整理、创造出适用的信息，然后将其记录下来撰拟成为文稿，经审核、修改、签发，对其加以完善并确认其正式效用之后，在经注发、整理、印制而最终形成正式文件。) o2 s9 C; J+ u8 k+ N9 ]& x9 o
2.2传递公文，即将创制出的文件，根据一定规则以多种通信方式地送给收受文件的机关。' \, n9 j+ J8 F
2.3 办理公文，即根据法定的职责权利，收受来自各有关方面的文件，经过分办、批办、拟办、传阅、承办等工作环节，对文件进行阅读、加工，从中提取有用信息，了解或解决文件内容所针对的事物和问题（包括以创制新文件的方式）。( ?. W& \# R# K' i  {; n# B
2.4处置办毕公文，即根据一定标准对已办理完毕的文件的归宿作出安排：对在规定立卷归档范围内的文件进行系统化整理与编目，编立成案卷，并在规定时间内将其移交档案部门；向原发文机关或指定的其他有关机关退还在规定清退范围内的文件；履行一定审批手续之后，销毁已不具备留存价值的文件；暂存既不属规定的立卷归档范围、清退范围，又不能马上予以销毁的文件。& ]. ^: A" d0 s/ K5 a) v" ?6 ]
2.5管理公文，即为使上述四项任务能有效完成，进一步发挥或放大文件的功效，而对文件实施科学、系统的保管料理措施：文件的收发、传送、登记、分类、清理、用印、签注，建立检索体系，提供查阅；催办、查办以及对文件机密与安全的维护等。
3.0公文的处理原则,
3.1法制原则( G, K+ O: e* W- ^  N
具体要求是：充分立法，使公文处理活动有法可依；坚决依法办事，处处事事不违法；严格执法，同一切违法违制的行为作斗争，坚决纠正并依法制裁违法违制行为。2 [6 P+ A) a) }1 R6 p' d( W
3.2实事求是原则# Z( e8 g9 d5 n
具体要求是：一切从实际出发，认真解决实际问题，真实反映情况，判断合乎实际，方法措施切实可行，做事事求实效，克服官僚主义、形式主义、文牍主义。1 l/ |# K) m1 ]0 b
3.3全面质量原则* F' c, \- p& V8 i8 j) ]  q! a
具体要求是：高度准确、可靠地处理公文，追求公文处理活动的全部构成要素、全部过程、全部质量指标的优化，创造全面优质。
3.4时效原则
具体要求是：以高度的责任感及时、适时地处置事务，维护公文的时效。
3.5集中统一原则' K3 @) h% ]% W) A0 V8 w
具体要求是：在公文处理活动中，各级各类工作人员应接受集中统一的领导指导，遵行统一的制度和标准，部分公文处理活动（收发、分办、传递、用印、立卷、归档、销毁等）须由专职或兼职公文工作部门或人员专门完成。
3.6逐级、分工负责原则
具体要求是：在公文处理活动中，明确不同级别、不同分工的行政机构的不同责任范围，使各级、各单位和部门的文件分开，从实质上强化集团公司的领导，提高工作效率。4 Q" R6 A6 k* C% c+ S7 k
3.7保密原则* z8 G  `1 e. Y. Q+ J
具体要求是：确立保密观念，严格执行保密规定，严守国家机密，不失密，不泄密，积极防范各种窃密行为，掌握必备的保密方法与技术。
3.8精简原则( \. I9 H& m9 j& M5 T. L
具体要求是：精简公文，尽量消除一切不必要的公文；在保证有效的前提下努力简化公文的结构、格式及语言表达，简化有关的程序手续与方法。
4.0公文处理的程序
4.1公文处理分为收文处理和发文处理。见公文处理流程图（附表1）。/ e% E/ P* f$ }9 h" T$ t
4.2收文处理% f+ Y' G5 G$ z: O. c+ c
收文包含收到文件后组织文件运行，直至阅办完毕的全过程。) V' v: m6 n- O+ `5 M  a/ E3 K
4.2.1公文的收受与分流（签收、登记、启封、分办等）、) m& v( t7 U7 l% X# U/ D6 }
接收是收文处理工作的开始，文件由各部门、单位专兼职公文收发人员统一处理，送文部门或单位要与公文收发人员交换送件登记簿（附表2）。接收工作主要包括签收、拆封、清点和分类。
4.2.1.1签收：指收到文件人在对方的送件登记薄上签字，以示收到。签收时应注意以下事项：+ B  U, f1 R; [* L+ ^7 h) T
4.2.1.1.1要认真查对收件数量、文件编号是否与清单上一致。6 a6 Y# Q: C# @" ^' |3 Z) W& |
4.2.1.1.2检查公文有无破损、散包、被拆现象，如发现这类现象要及时查明原因。
4.2.1.1.3经清点、检查无误后,方可在送件登记薄上签收件人姓名和收到日期4 M) ]' k1 |' k! B
4.2.1.2拆封：拆封是文书处理人员特有的职责，除被授权者外，其它人员不得擅自拆封，拆封应注意以下事项：
4.2.1.2.1拆封之前要对所有公文或信件进行分拣。
4.2.1.2.2凡私人信件要送标明的收信人拆封。
4.2.1.2.3绝密件要由部门负责人拆封。
4.2.1.2.4来件如有装订，拆封时要整理好。) m. z7 x4 O  Z% a/ w5 W
4.2.1.3收文登记
通过登记，给来文编号、记录问题（内容摘要）、来源、去向，保证文件的接受和处理。登记的范围有以下几点：
4.2.1.3.1上级部门文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件等。( a, ~. W1 K# h/ y, g
4.2.1.3.2下级部门请示性、报告性文件等。
4.2.1.3.3重要的带有密级的刊物、资料。
4.2.1.3.4其它单位商洽问题和需要答复的文件。
4.2.1.3.5上级部门召开会议印发的会议文件资料
4.2.1.3.6不需要登记的文件，如一般性简报、公开或不带密级的刊物、资料以及纯属事务性的便条、请柬和一般性的通知。
4.2.1.3.7文件接收后，由公文收发人员填写收文登记薄（附表3），包括收文号、收文日期、来文单位、文件标题（内容）、密级、份数、处理情况和备注。登记帐页上的其它各项，如转办、归档、承办等处理情况，应在文件运行过程中随处理随登记，不允许拖延。
4.2.1.4筛选% g2 T7 a' k9 `5 O
文件登记后，由公文收发人员对所收公文进行鉴别和提纯，从而节省领导阅文时间提高工作效率，根据公司具体业务状况可选择的方法如下：, x: |# ]4 W3 K4 z, q6 _4 t
4.2.1.4.1按照文件的内容进行筛选。
4.2.1.4.1.1必阅件：领导必须看到的文件( r. A$ J. P9 j9 K
4.2.1.4.1.2批办件：需要领导阅批的文件
4.2.1.4.1.3参阅件：供领导参阅的文件* W# V3 }8 Y$ r3 ]1 Y3 [
4.2.1.4.2按领导分工进行筛选# e" I7 E0 E* F4 `
4.2.1.4.2.1要根据文件内容所涉及的方面,属于哪位领导分管的就送哪位领导阅( O. q- B. {6 Z" J- @- e
4.2.1.4.2.2对文件进行必要的提炼和综合,如果文件太长, 收发人员应在呈送之前写一简单明了的“内容提要”附上。
4.2.1.5分办1 Q* W+ o: P4 t
分办即指经对收文进行筛选分类之后，根据一定标准和要求将其分送各有关部门或工作人员阅知办理的活动。分办的实质是为文件确定运转方向。
分办的主要依据是：文件的性质、重要程度、涉密程度、缓急时限要求、内容所涉及的职责范围，以及机关内各部门、各级工作人员的分工，有关程序规定或惯例等。
一般情况下，责任分工明确的业务性文件径送各有关业务部门；涉及机关综合性事物的文件径送综合办公部门；回复性的文件径送原发文的部门或主办人员；已注明具体阅知对象的文件直接组织传阅；已明确注明中转下发对象及要求的直接下发；不能或不便直接判定发送对象的重要文件、非常规性文件、综合性强内容涉及多个部门的业务文件，经送机关领导人或综合部门负责人批办或拟办，然后根据其批示性意见再行分送。分办文件应注意分清主次，分清缓急，分清阅件与办件，优先处置主要的、重要的、紧急的、须直接办理的文件。
分办应有专门登记，有关责任者应统收文兼任履行交接手续。送出文件前应根据需要将“公文处理单”附上，使其随文运转。/ q- E- Y' E% D+ g0 u1 v- q
4.2.1.5.1分办原则
4.2.1.5.1.1及时准确，应做到当日文件当日送出，急件和有时限的要立即送出，不准延误。
4.2.1.5.1.2主次分明，要根据文件内容和急缓程度，优先送给主要领导和部门。
4.2.1.5.1.3手续严密，分送要办理交接，履行签收手续
4.2.1.5.2分办要求
4.2.1.5.2.1凡应有承办部门办理的文件，要附上供领导批办意见的“收文处理单”（附表4）8 {9 t6 O+ L* t
4.2.1.5.2.2要求退回归档的文件要在文件上标明“阅后请退回归档”
4.2.2收文的处理（拟办、批办、承办、注办等）、
4.2.2.1拟办4 d" C2 W0 ]) V6 V+ k
由部门负责人或有关具体工作人员经对文件进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。1 z- a( j! p- k
4.2.2.1.1拟办文件范围
拟办文件范围包括：内容所涉及的问题的最终处置权按规定为上级领导着掌握，而自己对此类问题比较熟悉，有一定发言权的文件，以及由上级领导明确指示代其提供决策方案（初步的处置意见）的文件
4.2.2.1.2 拟办工作注意事项
4.2.2.1.2.1务必认真研读文件，真正弄清来文的意图、问题的性质与实际状况。必要时还应以多种方式对有关情况（问题的现状、历史以及其它问题的关联等）以及有关的法律法规和其它规定做细致的调查研究，使决策方案科学合理。
4.2.2.1.2.2意见要简明、具体、得体。为便于快捷有效地处理公文，拟办意见应简短，抓住关键，力争用最简洁的形式反映自己的意图，同时拟办意见还应高度明确，有具体实用的内容，办戒空泛，一般均应提出明确的态度、解决问题的方法措施、相应的理由与根据。
4.2.2.1.2.3如果同时提出两个或两个以上的方案时，还应指出倾向性意见及其理由，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效率
4.2.2.1.2.4意见应工整、清晰地写在“公文处理单”相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。
4.2.2.1.2.5当文件所涉及的问题较易于处理，对领导者采纳自己的方案有一定把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。
4.2.2.2批办( A; @) L. f" P6 D% ?  u8 v7 k
批办是指领导者或部门负责人对文件认真阅读分析之后，提出处置意见的活动。批办公文时应注意以下事项：
4.2.2.2.1批办要在认真阅读文件的基础上，针对来文提出的问题和要求，明确地指出处理原则和方法。对拟办意见要表明是否同意，并根据来文性质与紧急程度确认承办时限。
4.2.2.2.2批办要及时，承办部门要选择准确，不能多头批送，避免造成责任不清，影响文件的处理。! I7 P3 D' ?" s( |  j9 W' |
4.2.2.2.3不得越权批办文件。批办是公司有关领导行使法定职权的严肃活动，越权批办的结果是活动自身构成违法，更不能产生效果，所以必须在自己的职权内批办文件。为避免积压文件而代他人批办文件时，必须经过授权。
4.2.2.2.4批办意见必须明确、肯定、具体、前后一致、切实可行。不能只阅不批，签署意见不能模棱两可、似是而非，以避免承办人无法实际遵行。在批办意见中应明确批出：怎样组织实施来文中的应遵应办事项（方法、措施、步骤、要求、承办单位或人员）；承办中的分工（主办单位、辅办单位）；怎样撰拟需回复的文件（回复要点、撰拟人）等。
4.2.2.2.5采取有效措施监督批办意见的执行结果，及时发现问题，纠正偏向。4 d% r0 E. t* K- ]3 L
4.2.2.2.6批办过程中，如发现文件所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办，实事求是地提出建议性意见，提供给上级领导定夺。
4.2.2.2.7批办意见应工整、清晰地写在“公文处理单”或“公文传阅单”的有关栏目内，并务须签注批办人职务、姓名、年月日。6 _9 m0 U4 O1 L8 ]
4.2.2.3承办% _9 n% m( o3 Q' m- C7 k
承办即具体承接处置文件内容所针对的事物和问题的活动。承办公文的方式有召集会议、面谈讨论、电话沟通、实地调查指导、现场协调布置、制发文件等均可有效地应用于处置各具特点的事务，使性质、功用各不相同的文件分别得以被阅知、贯彻执行或回复，使文件所涉及的问题得到解决。/ n4 I3 m$ T$ ?7 }0 K3 v
在承办公文时，应注意：$ |/ _! j$ l7 M' B" j6 `
4.2.2.3.1务必熟悉与文件内容有关的法律、法规与方针政策，熟悉与文件内容有关的业务，高度明确领导者的意图并努力将其更加具体化、完善化。
4.2.2.3.2深入实际，加强调查研究。要了解并实现领导者的意图，认真研究问题，在充分调查研究的基础上，实事求是地提出解决问题的具体办法和措施，使文件所针对的问题得到因地制宜、因事制宜的切实有效的处理。) i# O8 j( o6 G
4.2.2.3.3加强协商，努力协调各方关系。为保证工作目标的实现，应注意做好协商工作，协调目标、协调步骤、协调方法、协调任务、协调矛盾、协调局部与全局、协调利益、协调行动。要积极而主动地征询有关各方的意见和反映，取得有关方面的了解、理解、支持与配合。在必须取得一致意见的场合，务必争取一致，否则承办活动就是去合法性和有效性的保障。
4.2.2.3.4有效运用多种承办方式。在一定的情况下，针对一定的对象，每一种承办方式都具有切实的有效性，必须为不同事物选择不同的承办方式。  r, A4 a! J+ l) p+ I
4.2.2.3.5分清主次，区别缓急，科学安排承办的次序。应随时对待办公文加以分类排列，分设“急要件待办”、“一般件待办”、“办结”等，来文随到随归入并按时检查，以使承办工作井然然，避免积压延误。总的原则是急件、要件优先，限时件严格守时，一般件抓紧。
4.2.2.3.6各级领导者也应积极参与承办工作。各级领导者也应以多种方式具体承办文件，亲自动手搞调研，召集会议，面谈讨论商恰，现场办公，亲自动手收集材料起草文件。
4.2.2.3.7应注重对承办结果的检查与监督。承办人有责任向有关方面催询或监察所采取的办法措施的具体实施情况，督促对方采取某些行动（这些活动即为对外催办工作）。0 u8 I0 y/ [: {5 ^. q- j
4.2.2.4注办
注办即指由承办人签注文件承办情况的活动。其作用主要是备望待查，为日后查考了解某一文件的承办过程、承办方式、承办结果提供依据。同时，还有利于建立井然有效的承办工作秩序，避免重复和混乱。3 K3 }+ P0 E$ j3 l
注办由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在“公文处理单”相应的栏目内。签注的项目通常包括：是否办复，复文号及复文日期；召集会议的名称，与会范围、决议与结果；电话沟通时对方的受话人、通话内容与日期；现场办公的参加者、解决问题的方法措施与结果；主要阅件人、承办人姓名、签注日期等等。9 q  f* m+ m8 t" j6 ^
4.2.3组织传阅与催办、查办
组织传阅与催办、查办均为公文的管理活动，有效地进行这些活动可以使文件的功效得到发挥甚至被放大，从而促进和保障公文处理任务的完成。( V1 N$ V. e6 J2 g  S
4.2.3.1组织传阅
组织传阅是指独份或份数很少的公文须经多部门或多位负责人阅知处理时，使公文在它们之间得到有效传递和阅读的活动。组织传阅是专职或兼职公文处理机构或人员的职责，由其依照领导者批示的意见或有关规定、常例等进行。
4.2.3.2催办。
催办是指根据承办时限和有关要求对公文承办过程所实施的催促和检查活动。催办有两种形式，一是内催办，即由本机关专职或兼职催办（或人员）对机关内部各承办单位或承办人所进行的有关公文的承办过程实施催促检查；二是外催办，指由发文机关内承办文件的部门或工作人员对文件在有关收文机关具体办理情况所进行的了解、催询和检查督促。
催办工作的一般过程为：明确对象与对承办工作的要求（时限、方式、原则等）；将有效进行催办工作所需要的情况以薄册、卡片、联单等形式记录在案，以为催办依据；定期或随时向成本部门或人员催询、检查承办工作进展情况；及时实施解决问题的方法、措施，保证文件迅速有效地运转；验收办毕文件，综合反映承办工作实际情况与结果，注销已办结文件。
催办工作应注意：/ I) \! `# u4 M. O2 w
4.2.3.2.1正确划定催办范围，保证重点。一般情况下，有承办时限规定（法定或领导者批示指定）的文件才需要催办，特别是那些涉及重大问题、疑难问题、特殊紧急问题的要件、难件、急件。
4.2.3.2.2有高度的时间效益观念。催办工作的目的主要在于维护公文的时效，保证其在有效时间范围内最大限度地实现其效用，为此，必须注意珍惜时间，充分利用时间。要及时了解情况，反映情况，及时采取措施克服障碍解决承办中遇到的问题，及时验收和注销。7 E% @$ L. k' F8 t8 V4 ^
4.2.3.2.3因地制宜采用多种催办方式：组织专人深入实际现场催询调查；召集会议集中催促核查并即席协商解决具体困难；制发催办单、催办函；电话催询等都有特定的优势和使用的范围，应根据实际情况与需要，实事求是地正确选用。% s9 L( [: R! i# q& u1 `. |. K
4.2.3.2.4积极采取各种有力措施，强化催办工作的权威性、严肃性。
4.2.3.3查办- y" M( C, k8 w8 A
公文查办是指核查重要文件的实际执行情况，督促并协助承办单位全面、具体落实文件精神，解决有关问题的活动。、
查办工作的一般过程是：立案，即确定插板对象，决定对哪些文件所涉及的事物进行办理结果的检核或推动；交办，即向有关部门布置查办任务，履行注册登记手续，落实查办人、查办要求等；向承办文件的部门催询办理情况，核查办理结果；反馈，即由查办人将查办情况和结果反映给有关领导者；采取措施（领导授意或请示其后获准的），解决实际困难和问题，指导或协助落实文件精神；结办，及将查办结果上报领导者；销办，即注销已获结果的承办事项，对办毕文件作出处理。+ y- [0 `' }; f  {3 T
查办工作注意事项：
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